从电子看板到实体看板

#kanban #management

1. 从电子看板到实体看板的经历

公司刚引进敏捷的时候,公司推行了一套敏捷管理系统,目的是提高跨部门协助沟通效率,方便跟踪项目中所有任务进度,并让项目进度透明公开化。 虽然大力推广,也有让各个部门都使用起来,但使用一段时间很多部门就放弃了,最后就只有产品和开发部门有在使用。

敏捷管理系统功能很强大,但就是要时常去更新维护项目状态,要让所有项目任务都汇总到系统,才能反映项目实际状态,同时要了解项目状态需要登录系统电子看板去查看。 一个现实的问题是当大家都忙于工作的时候,就很少会打开电子看板去了解状态,也只有在站立会的时候打开看看更新状态。 关闭了电子看板,回到手头工作上来,一心忙于当前的任务,可能就会忘记当天的整体目标,忘记要去协助沟通,忘记要为达成目标而努力。

后来参加了一个敏捷相关的线下技术沙龙的活动,并有幸请到一个在管理上有多年经验的一个大牛到公司来做专场的分享, 他看到我们公司墙面都是光光的,建议我们把墙面好好利用起来做实体看板。 当时还很疑惑我们已经有了电子看板,为什么还要用实体看板?那岂不是要维护两份内容?但我们还是先实践起来。

实践发现了一些问题,电子看板中的泳道很容易添加、任务也很容易拆分, 我们就根据自己开发流程把sprint的泳道划分为 backlog、coding、test-waiting、in-house-testing、verified、regressing-testing、deployed。 要跑完一个流程要更新很多次状态,这是一段很长的路。 实体看板我们也要这样设计吗? 查看了一下网上大家设计的实体看板,都很简单主要分 Todo、Doing、Done。 回头看我们的电子看板,发现有很大的问题,我们包含了很多测试验证的状态, 这实际上是没有把测试人员当做Development Team的一员,开发流程还包含了很多瀑布模型的影子。

于是我们简化了电子看板泳道为Todo、Doing、Done,同时依此建立了实体看板,电子看板继续保留以便任务归档的功能以及Product Backlog的梳理。

  • ToDo: 需要完成的,但还未开始的任务,即sprint backlog;
  • Doing: 刚刚开始,或正在进行中的任务,包括编码、测试、联调等,任务的转移通过DT内部直接面对面沟通;
  • Done: 完成可以发布的功能卡片, Sprint结束的时候可以拿掉它们。

但又遇到了一个问题,电子看板中的任务很方便的建任务和拆分子任务,实体看板的任务纸张卡片则不方便。 另外因为实体看板本身空间有限,也不便于放置很多任务卡片在里面,所以要对任务进行精炼。 讨论确定的方式是所有任务按照用户故事的方式来呈现,让每个任务都更加针对明确。

有了实体看板,我们精简了流程,加强了团队成员之间的沟通, 更重要的一点是团队在每次抬头、每次路过都会看到它,它好像在对你说:你有这些事要做,努力加油吧! 使用实体看板后,团队的效率得到了进一步的提高。

2. 实体看板的作用

相对电子看板,实体看板为什么有这样的效果?仔细思考了一下,我觉得主要是可以帮助人克服惰性!

第一,实体看板让团队态度更加认真的对待流程和任务本身。

人是有惰性的,能让工具来适应自己就不会让自己去适应工具。电子看板的便利性会让人产生各种想法,流程状态不能反映我的工作情况就加一个,反正状态变更在电子看板里面都是很方便的事情,只要拖拉就可以实现。 而实体看板限定了流程框架,大家都要想办法去改变适应它,从而使得团队真正都去做出工作方式的改变,拥抱敏捷。 另外实体看板让大家真正去使用掌握用户故事卡片,让任务本身更加聚焦。电子卡片的便利性,让大家随时都建立一些子任务或小任务,有时候就变得不可控了。

第二, 实体看板让团队更积极的去进行沟通。

从传统瀑布模式工作方式不需要太多沟通到敏捷团队需要频繁沟通, 这个沟通习惯是难以快速改变的,加上惰性影响,能不沟通就不沟通,能使用IM就绝不讲话。 使用实体看板后,没有当面沟通,工作进行不下去,大家被迫都开始去协作沟通,慢慢的养成了习惯,也就开始乐于去沟通了。

第三,实体看板让团队更加明确项目进度和目标。

以前开发人员可能只要守着自己的一亩三分地,完成任务抛出去就啥事不管,不想去了解整体的进度和目标。 实体看板像一面旗帜一样立在那里,它的所有状况在不经意之间都在和你产生同步,让你不断的去追逐它的步伐。 实体看板就像一面荣辱榜,那里有每一个人的“荣誉”和“耻辱”,没有人希望被钉在耻辱柱上。 为了实现以上效果,实体看板有一个注意的是不要放到墙角落或很远的地方,一定要放到大家都能很方便看到的地方,比如挂到大家座位旁边的墙上。

所以,实体看板看似不便利,但却实实在在发挥着影响团队变革的作用! 那是不是电子看板就不好,也不一定,如果团队成员足够自律、有目标感、乐于沟通,只用电子看板相信也可以满足需求。 但要求团队员足够自律、有目标感、乐于沟通可能对大多团队而言是很难的事情,这可能就是有人说要推行敏捷要求团队素质很高的原因。 这个时候,可能就要从人性出发,分析阻扰敏捷推行原因,换一个能够克服人性的方式,敏捷实践可能就没那么难了!

27 Mar 2018,望哥